Cum Să îmbunătățești Eficiența și Productivitatea Sau Cum Să Te Organizezi?

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 15:52

Dacă te uiți la o persoană modernă, este ușor să vezi că viteza și complexitatea lucrurilor care acum trebuie tratate în viață s-au înmulțit cu volumul de lucruri care trebuiau făcute acum 50 de ani.

Oamenii se grăbesc, dar nu la timp. Viața unei persoane obișnuite este plină de diverși mesageri, servicii sociale. rețele, e-mail și alte zeci de distrageri care ating eficiența și productivitatea în fiecare zi. Între timp, eficiența personală și productivitatea sunt cheia succesului, nivelul și calitatea vieții tale depind de ele.

Există doar 24 de ore pe zi. Succesul este echivalentul a ceea ce faci în acel moment. Prin urmare, mulți visează la orele 25 și 26 ale zilei. Dar pentru a avea succes, nu este necesar să schimbați cronometrul natural. Este suficient să vă reconsiderați abordarea față de muncă și asta vom face în acest articol:

- Jocul ar trebui să merite lumânarea … Nu trebuie să vă irosiți pe lucruri lipsite de sens și fără importanță. Imaginați-vă cât timp veți avea dacă eliminați sarcinile de rutină și inutile din programul dvs.

- Lucrați pentru rezultate … Care este obiectivul tău? Ce ați dori să obțineți până la sfârșitul anului? În mod surprinzător, puțini oameni pot răspunde clar la aceste întrebări. Decideți ce doriți (lansați un startup, obțineți o promoție, creșteți câștigurile etc.) și mergeți cu încredere către obiectivul dvs., dedicând cel puțin trei ore pe zi să lucrați la el.

- Curățenia spațiului de lucru. Organizați-vă locul de muncă. Un desktop aglomerat vă face dificilă concentrarea, deoarece într-o atmosferă de haos, este dificil să vă concentrați atenția asupra detaliilor lucrării viitoare. Aranjează hârtiile și arhivează dosarele inutile. Acest lucru vă va ajuta să vă organizați gândurile și să finalizați eficient sarcina la îndemână.

- Starea fluxului. Conceptul de flux a fost dezvoltat de profesorul de psihologie Mihai Csikszentmihalyi. Conform cercetărilor sale, o stare de curgere apare atunci când o problemă este atât dificilă, rezolvabilă, cât și interesantă. Dacă sarcina pe care trebuie să o faci este prea dificilă, nu știi cum să o abordezi, atunci ești cuprins de anxietate. Dacă, dimpotrivă, sarcina este prea ușoară, te plictisești, nici nu vrei să o iei.

Pentru a lucra la starea fluxului, găsiți un loc retras (un birou sau o cafenea lângă birou - nu contează) și scufundați-vă în proces. În acest caz, sarcinile de același tip ar trebui grupate și rezolvate în blocuri.

- O singură sarcină … Multitasking-ul nu crește, ci scade performanța personală. Dimpotrivă:

1 E obositoare. Când te apuci de un lucru sau altul toată ziua, dar nu vezi rezultatul, te simți complet copleșit. În loc de satisfacție față de sarcinile îndeplinite - frustrare și stres.

2 Atinge calitatea. Făcând mai multe lucruri în același timp, există o mare probabilitate de a face o greșeală într-unul dintre ele (sau în fiecare). Ca urmare, va trebui să refaceți și să suportați pierderi (temporare, financiare etc.).

3 Ea distruge legăturile sociale. Cu cât fluxurile de informații sunt mai mari, cu atât este mai dificil să le gestionezi. Dacă scrii o scrisoare partenerului tău și în același timp vorbești cu soția la telefon, atunci nu te mira când auzi de la amândoi că ești nesincer sau neatent.

Pentru a fi mai eficient, treceți la modul cu o singură sarcină.

- Planificare zilnică … Munca fără un anumit obiectiv nu are sens, așa că înainte de a începe, creați un plan de acțiune pentru ziua respectivă. Luați 15 minute pentru a vă nota sarcinile curente și apoi clasificați-le. După aceea, puteți trece în siguranță la activități, sarcinile dvs. vor fi sistematizate și acțiunile dvs. vor fi ordonate. Mulți oameni percep planificarea ca o pierdere de timp, dar cei care o folosesc știu cât crește productivitatea profesională.

- Regula celor două minute … Dacă sarcina durează mai puțin de 2 minute, faceți-o! Am amânat zeci de lucruri care pot fi făcute în literalmente 2 minute pentru mai târziu, umflând o problemă întreagă din ele. Scoateți coșul de gunoi, răspundeți la un mesaj, apelați la biroul de asistență - lista articolelor de rezolvat de două minute poate fi continuată la nesfârșit. Da, nu toate sarcinile aparent simple ajung să dureze exact 2 minute. Dar cu cât te „reuni mai puțin cu spiritul”, cu atât mai mult timp va rămâne direct pentru activitate.

- Prioritate … Nu există atât de mult timp în zi pentru a ține pasul cu totul, deci este important să stabiliți prioritățile corecte în munca dvs. Încercați mai întâi să finalizați cele mai urgente și importante sarcini.

- Vidul informațional … Deconectați telefonul și nu verificați căsuța de e-mail. Dacă intenționați să începeți o sarcină dificilă, încercați să vă concentrați pe ea cât mai mult posibil. Protejați-vă de apelurile telefonice, mesajele SMS și e-mailurile care vă distrag atenția. Se pare că fiecare dintre aceste acțiuni va dura doar câteva minute, dar trenul tău de gândire va fi întrerupt. Prin urmare, va trebui să cheltuiți mai mult timp și efort pentru a finaliza sarcina principală.

- Termenele limită … Mulți oameni percep termenele ca fiind oribile, pentru că, dacă nu sunt respectate, vor exista probleme. De fapt, termenele sunt o disciplină excelentă, ceea ce înseamnă că vă ajută să vă atingeți obiectivele. Când abordați un anumit caz, asigurați-vă că indicați ora de început și de sfârșit. Cunoscând termenul limită pentru încheierea lucrării, vă va fi mai ușor să vă planificați și să vă alocați eforturile și timpul. Aveți grijă - nu setați termene „supradimensionate”. Amintiți-vă: munca umple tot timpul alocat pentru aceasta (Legea Parkinson).

- Odihna este mai presus de toate. Numai roboții pot funcționa fără întrerupere și chiar și aceștia eșuează în timp. Cu toate acestea, mulți dintre noi ne simțim vinovați dacă, de exemplu, bem cafea prea mult timp la prânz. O persoană nu poate fi 100% productivă toată ziua. Concentrarea este ca un mușchi - ai nevoie de odihnă pentru a lucra eficient. O pauză de 15 minute vă va „reporni” creierul și veți fi gata să efectuați din nou sarcini cu concentrarea și dedicarea corespunzătoare.

- Feliere fină … Împărțiți o sarcină mare în mai multe sarcini mai mici. O sarcină complexă necesită, de obicei, mult timp și efort. Pentru a face mai ușor să faceți față sarcinii la îndemână, împărțiți-o în mai multe intermediare. Acest lucru vă va ajuta să vă distribuiți în mod uniform punctele forte și la fiecare dintre aceste etape pentru a vedea rezultatele muncii depuse. Acest lucru va face procesul să meargă mai repede!

- Folosiți tehnologia. Descoperirile tehnologice din secolul trecut au făcut mult mai ușor finalizarea mai multor sarcini în mai puțin timp. Prin urmare, fiți receptivi la noile tendințe, dispozitive și programe emergente. De ce să nu profitați de o sursă de câștiguri de productivitate.

- Magia numerelor. Poți influența mai bine situația atunci când o înțelegi prin numere. Țineți evidența tuturor indicatorilor care vă contează. De exemplu, de la numărul de ore lucrate și rapoartele pregătite până la productivitatea pe oră de timp de lucru. Folosiți un sistem de raportare, un software de gestionare a proiectelor, SharePoint, foi de partajare Google Docs, un planificator sau doar o tablă albă pentru a urmări valorile importante ale echipei.

Urmând aceste linii directoare simple, vă puteți spori eficiența și productivitatea lucrând mai puțin - realizând mai mult.

Dacă doriți să vă formați propriul sistem de auto-organizare care vă permite să fiți leneși și să nu necesitați violență împotriva dvs., programul vă va ajuta în acest sens: AUTO-ORGANIZARE PENTRU BANDE FĂRĂ VIOLENȚĂ.

Ei bine, dacă decideți să vă auto-organizați la maxim, atunci faceți cunoștință cu acest program: AUTO-ORGANIZARE AVANSATĂ.

Asta e tot. Pana data viitoare. Cu sinceritate Dmitri Poteev.