Întâlnire Stil Antrenor. Secretele Unei Comunicări Comerciale Eficiente

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 15:52

Odată, în calitate de șef novice al departamentului de personal în producție, așteptam cu nerăbdare prima întâlnire a conducerii fabricii. Mi-am imaginat cât de productivă ar lucra echipa de management pentru binele echipei.

Subordonatul meu, un inspector al departamentului de personal, care a lucrat aici aproape 50 de ani, nu mi-a împărtășit așteptările strălucite. „Nu vă mirați că departamentul de personal va fi acuzat de toate problemele uzinei. Nu vă supărați pe această stare de fapt, liderii trebuie să renunțe și să-i găsească pe cei vinovați. Iar formatul întâlnirii va fi mai mult ca un bazar decât o întâlnire organizată de colegi care trebuie să ajungă la o decizie comună."

Într-adevăr, întâlnirea m-a izbit cu o lipsă de constructivitate. Toți au vorbit practic în același timp, fără să se audă și fără să-și amintească agenda. Ca urmare, problemele „arzătoare” au rămas nerezolvate și s-a petrecut tot timpul pentru a discuta detalii nesemnificative. Au trecut 10 ani de atunci, dar, potrivit managerilor din diferite companii, se mai țin întâlniri similare.

Ce pot recomanda ca antrenor pentru a menține întâlnirile constructive și eficiente? Luați în considerare solicitarea și căutați cele mai bune practici pentru a o implementa. Mai întâi, analizează dacă într-adevăr trebuie să organizezi o întâlnire sau poți face cu un alt format de comunicații interne?

Când să țineți întâlnirea?

1. Este nevoie de o discuție în echipă a unei probleme sau sarcini

2. Este necesar să împărtășim echipei informații importante și să ascultăm opiniile membrilor săi în această privință.

3. Doriți să colectați numărul maxim de idei și puncte de vedere asupra unei probleme importante

4. Există o problemă care afectează obiectivele majorității subordonaților tăi.

5. Știți că echipa ar dori să se reunească și să rezolve împreună o problemă, distribuind în același timp responsabilitatea pentru implementarea acesteia?

Când nu trebuie să ții o întâlnire?

1. Este logic să folosiți alte instrumente de comunicare fără a reduce performanța

2. Sarcina este urgentă / importantă, iar întârzierea rezolvării acesteia poate fi prea costisitoare

3. Întrebarea este prea personală pentru ao aduce în discuție publică

4. Nu este suficient timp pentru a pregăti și conduce întâlnirea

5. Vrei să folosești întâlnirea ca instrument pentru a pedepsi pe cineva din subordonați

Toate cele zece puncte pot fi rezumate într-o singură propoziție. Organizați o întâlnire atunci când este nevoie de lucru în echipă și nu țineți o întâlnire dacă nu există o astfel de nevoie.

10 sfaturi pentru întâlniri eficiente

Ţintă. Stabiliți singuri în ce scop aveți nevoie pentru a organiza o întâlnire? Ce rezultate și sub ce formă doriți să obțineți la finalul întâlnirii? Trebuie luate decizii? Ce dificultăți pot apărea și cum să le neutralizăm? În ce măsură obiectivele participanților la întâlnire coincid / diferă? Sunt posibile conflicte de obiective? Cu cât prima etapă este elaborată cu mai multă atenție, cu atât va apărea o rezistență mai mică în timpul întâlnirii

Participanți. Compoziția participanților la întâlnire se formează în funcție de obiectivele acesteia. Invitați acei oameni care pot aduce o contribuție cu adevărat importantă la discutarea problemelor întâlnirii. Testați-vă motivațiile pentru recrutarea unui grup de lucru, transformați întâlnirile într-un teatru al unui actor (dumneavoastră)? Chiar această gamă va fi productivă? Merită să schimbați în permanență compoziția participanților, formând-o individual pentru fiecare întâlnire. Acest lucru îl va ajuta pe manager să evite rutina și să aibă un impact pozitiv asupra dinamicii grupului

Format. Alegeți cel mai bun format de întâlnire în funcție de sarcinile dvs. Dacă aveți nevoie, de exemplu

1) informați echipa despre inovații

Efectuați o „întâlnire - mesaj informativ”. Sarcina unei astfel de întâlniri este de a informa participanții cât mai mult posibil despre schimbările viitoare, scopul este de a reduce rezistența. Un instrument bun pentru a ajuta un lider ar fi o analiză SWOT.

2) stabiliți sarcini și atribuiți responsabilități

„Întâlnire-ordine”. Un format foarte structurat și clar, control al situației, scopul este de a distribui responsabilitatea de către participanți în mod independent. Acest lucru va reduce nivelul de directivitate care poate interfera cu performanța de calitate a sarcinilor.

3) ajunge la o decizie comună

Organizați o „întâlnire-negociere” în timpul căreia ascultați opiniile tuturor participanților. Strategie de întâlnire câștig-câștig, rolul liderului este moderatorul. Instrumentele acestui format sunt brainstorming, sondaj cu mai multe poziții, sondaj cu carduri, schemă de analiză a problemelor etc.

Schema de analiză a problemelor, T. Edmüller

4) combinați pentru a rezolva problema

Întâlnirea de mediere este formatul optim pentru o astfel de întâlnire. Este foarte important să găsiți un moderator care să se bucure de autoritatea echipei. Un lider nu poate fi întotdeauna cea mai bună alegere. Este mult mai eficient să invitați un specialist extern (mediator, antrenor, consultant)

5) culege idei

„Întâlnire - Brainstorming” va fi 100% cea mai bună soluție în acest caz. Principalul lucru în acest format este să urmați regulile și algoritmul de brainstorming. Și, de asemenea, mențineți o atmosferă de deschidere și ușurință, amintindu-vă că critica ucide eficacitatea unor astfel de întâlniri

6) îmbunătățirea competenței

„Întâlnire-învățare”. Acest format permite liderului să acționeze ca antrenor sau antrenor. Împărtășiți informații utile subordonaților, discutați-le și planificați modul în care le veți implementa în funcționalitatea zilnică. O descoperire bună pentru manageri va fi întâlnirile de 30 de minute de mai multe ori pe săptămână / lună, organizate de aceștia special pentru dezvoltarea subordonaților. O competență - o tehnică de dezvoltare - un plan de acțiune este un algoritm dur pentru astfel de întâlniri

Un loc. Locul în care vă veți întâlni cu echipa dvs. este determinat de scopul și formatul întâlnirii. Formatul de instruire și „întâlnirile de mediere” pot necesita săli de diferite dimensiuni și echipamente. Gândiți-vă la acest lucru în avans. De asemenea, este necesar ca participanții să se poată vedea și să poată lua contact vizual cu liderul întâlnirii

Plan. Planul dvs. de întâlnire trebuie să fie scris. De fapt, aceasta este o agendă care include următoarele puncte

- data, ora, locația

- scopul întâlnirii

- chestiuni de discutat

- rezultatul dorit al întâlnirii și forma acesteia

- format

- inițiatorul și cine ține ședința

- o listă a participanților, inclusiv a celor invitați din exterior

Trimiteți planul de întâlnire participanților la întâlnire, este posibil să dorească să își adauge întrebările. Pentru a economisi timp, puteți rezolva mai multe probleme într-o singură întâlnire

Reguli. Regulile de bază pentru desfășurarea întâlnirilor sunt stabilite de echipă și pot diferi de la o întâlnire la alta. Dar există reguli permanente, cum ar fi respectarea termenelor, acorduri asupra factorilor de decizie, restricții impuse de politica companiei, acorduri privind gestionarea conflictelor etc

Protocol. Acesta este un fel de rezumat al întâlnirii, care descrie toate punctele sale principale. Acesta este pregătit de secretarul ședinței, pe baza notelor făcute în timpul ședinței. Procesele-verbale sunt semnate de lider, secretarul ședinței, precum și de participanții cheie (cei indicați în planul de acțiune). O copie a procesului-verbal este trimisă tuturor participanților la ședinț

Timp. Gestionarea timpului este unul dintre aspectele cheie ale eficienței întâlnirilor. Începeți întotdeauna întâlnirea la ora stabilită, deoarece mai târziu nu veți putea obține punctualitate. Setați intervale de timp pentru toate punctele din plan și monitorizați implementarea acestora. Urmați regula 60x20x20:

Petreceți 60% din timp pe probleme urgente / importante.

Lăsați 20% din timp pe subiecte neprevăzute și întrebări urgente care apar brusc

Alocați 20% din timp așa-numitelor. nevoi sociale - pauze, prânz, vorbit etc.

Sfarsitul. Pentru a încheia bine întâlnirea, faceți un bilanț al muncii în echipă. Rețineți ce a realizat echipa, parcurgeți punctele planului dezvoltat, asigurați-vă că toți cei prezenți înțeleg și susțin ceea ce a fost planificat. La sfârșitul întâlnirii, generați o notificare sumară care va fi trimisă tuturor participanților la întâlnire, inclusiv celor absenți. Înregistrați în ea o listă a participanților, principalele întrebări de discuție, deciziile luate, un plan de acțiune și cei responsabili pentru fiecare dintre punctele sale, termenele limită, punctele de control, data următoarei ședinț

Controlul. Situațiile în care totul se încheie cu o întâlnire nu sunt neobișnuite. Pentru a lua măsuri, aveți nevoie de dorință și motivație, precum și de control asupra implementării deciziilor. Definiți punctele de control și cei responsabili pentru aceasta direct în cadrul întâlniri

Dificultate de a organiza întâlniri

1. Conflict

În timpul întâlnirilor, apar deseori situații de conflict. Uneori apar atât de mult încât întâlnirea se transformă într-un flux de acuzații reciproce și atacuri personale. Ce ar trebui să facă managerul în acest caz?

- Amânați discuția asupra problemei controversate și rezolvați-o ulterior, în cadrul acestei întâlniri. Până la acel moment, pasiunile vor dispărea și participanții vor putea să se exprime în mod constructiv.

- Traducerea soluției problemei într-un format individual și întâlnirea cu părțile aflate în conflict în afara adunării generale

- Remediați întrebarea și invitați să o luați în considerare la următoarea întâlnire

- Oferiți un compromis

2. Bariere de comunicar

Sfaturi, amenințări, critici, reproșuri, „diagnostice” și etichetare, recomandări, ordine, clișee și formulări obișnuite pot servi drept obstacole în calea unei întâlniri. Barierele de comunicare provoacă rezistență și antipatie. Este important ca liderul să observe aceste lucruri și să atragă atenția membrilor grupului de lucru asupra lor. Pentru a elimina barierele din calea comunicării, creați o regulă de lucru suplimentară în acest sens. Și, de asemenea, îmbunătăți sistematic competența de comunicare a echipei

3. Eror

Dezavantajele și greșelile în desfășurarea întâlnirilor pot fi observate la orice companie. Cele mai tipice sunt:

- nerespectarea obiectivelor stabilite

- nerespectarea reglementărilor

- lipsa de informații pentru participanții la întâlnire

- menținerea angajaților în cel mai productiv moment

- presiunea din cap sau invers, pasivitate și conivență

- inacțiune în urma întâlnirii

Întâlnirile dvs. pot deveni o resursă de management valoroasă sau o gaură neagră în care timpul se dizolvă fără urmă. Alegerea este a ta.